Muitas informações estratégicas, e até mesmo confidenciais, são compartilhadas em reuniões de negócio, e ficam expostas e vulneráveis. É por isso que as empresas investem em infraestrutura de rede robustas e salas com isolamento acústico, para protegê-las. A pandemia, no entanto, fez com que muitos funcionários passassem a trabalhar de suas casas, transferindo o conteúdo desses encontros para fora dos escritórios. A tendência é que as reuniões sigam acontecendo de maneira virtual, mesmo na era pós-Covid, com muitas corporações escolhendo um modelo híbrido de trabalho, e evitando perder um tempo de produtividade valioso com tantos deslocamentos.
Além das tecnologias que podem ser contratadas para aumentar a cibersegurança e a privacidade das reuniões virtuais, especialistas da Seal Telecom, uma empresa do grupo Convergint, reuniram uma lista com protocolos que podem ser colocados em prática pelas equipes de trabalho antes, durante e depois dos encontros remotos, para aumentar a camada de segurança contra ataques, invasões ou sequestro de informações.
– Convide apenas as pessoas essenciais para a roda de conversa: comece editando a lista de presença do evento. Quanto menos pessoas na reunião, melhor, pois serão menos IPs conectados de localidades distintas. Convide apenas quem está diretamente envolvido no projeto, diminuindo riscos. Pessoas pouco envolvidas com o tema, podem deixar escapar informações até mesmo por não saberem que são sigilosas.
– Ative notificações de encaminhamento dos convites: se algum convidado da sua reunião julgar necessário a presença de outro participante e encaminhar o convite, é importante que você receba uma notificação para estar ciente. Assim, você evita surpresas desagradáveis.
– Controle a sala virtual como anfitrião: com a intenção de manter um fluxo organizado e um filtro da entrada de pessoas nas reuniões, apenas o anfitrião deve ter permissão para admitir ou recusar o ingresso de participantes. É também essencial que o organizador tranque a reunião depois que todos os convidados chegarem.
– Bloqueie o salvamento automático do chat: usando esse recurso, o anfitrião evita que alguém leve informações sensíveis, como links e comentários compartilhados durante a conversa.
– Desabilite o compartilhamento livre de telas: para manter a organização e segurança do evento, é melhor desabilitar o compartilhamento livre de telas e reunir no anfitrião o poder de dar permissão. Isso diminui as chances de que um convidado tenha seu usuário sequestrado e compartilhe conteúdo impróprio.
– Crie diferentes senhas para autenticar usuários: aplicativos de videoconferência permitem habilitar a solicitação de autenticação prévia à entrada dos usuários nas reuniões por meio de senha enviada no convite. Além do link, o convidado tem que apresentar o código de acesso, evitando que desconhecidos entrem de penetra. Após cada encontro, é importante mudar a senha da sua sala pessoal.
– Automatize processos: as ferramentas de videoconferência disponíveis no mercado costumam permitir que as configurações de segurança sejam padronizadas, ou seja, é possível deixar os comandos preferidos no modo automático, sem necessidade de repeti-los a cada encontro realizado.
– Cuidado com os e-mails: por fim, existem softwares que criptografam conteúdos de e-mails, mantendo toda a conversa pós-reunião em sigilo. No entanto, se sua empresa não investe nessa tecnologia, é importante ter cuidado para não compartilhar informações sigilosas ou estratégicas por e-mail.
Com dicas rápidas e práticas, é possível potencializar o uso dos aplicativos de videoconferência disponíveis no mercado hoje, adicionando camadas de segurança extra sem aumentar custos. “Para que as tecnologias sejam eficazes em suas proposições, é imprescindível educar colaboradores em relação a protocolos e medidas de segurança. Uma equipe bem treinada é a chave para ter uma empresa segura”, afirma o diretor de vendas da Seal Telecom, Wagner Bernardes.
