Os processos ocorridos dentro das empresas, sejam elas grandes, médias ou pequenas, necessitam ser documentados para garantir a segurança de todos os envolvidos. Para isso, a cada negociação com cliente, fornecedor e até mesmo funcionário, é necessário oficializar o que foi combinado em um contrato. Todo esse procedimento precisa ser feito com cuidado e atenção para que não existam erros no meio do caminho.
E é exatamente para simplificar esse passo a passo e garantir que problemas sejam evitados que a Contraktor, plataforma de gestão de contratos e assinatura digital, listou cinco erros que as empresas cometem na gestão de contratos.
Perda de prazos
Um dos principais problemas das empresas que ainda fazem toda a gestão de contratos de maneira manual é a perda de prazos. Como quase a totalidade delas possui muitos documentos e contratos para monitorar e, por vezes, esse controle também é feito com uso de planilhas, pode haver desorganização e a confusão com relação às datas. O ponto mais importante disso tudo é que a perda de prazos representa boa parte dos prejuízos financeiros das companhias. Para solucionar esse problema e evitar gastos desnecessários, a organização pode buscar uma plataforma que fique responsável pelo monitoramento automático de alertas de vencimento.
Falta de controle
Quando a empresa utiliza o fluxo tradicional de contratos, é necessário manter o controle sobre documentos importantes fazendo que fiquem organizados em planilhas e pastas. Isso é algo que toma tempo e que também pode resultar em perda de dinheiro já que, com a correria do dia a dia, dificilmente uma companhia em ascensão consegue deixar tudo em ordem nesse sentido. Se os processos estiverem desorganizados, prazos podem ser perdidos e, com isso, aquela renovação importante também acaba não acontecendo. Uma ferramenta que automatize esse acompanhamento de datas, por exemplo, é algo que resolve o problema de desorganização.
Perda de tempo
Empresas perdem mais tempo do que imaginam com a gestão de contratos tradicional. Além de serem trabalhosas, as tarefas manuais podem ser frustrantes, já que colaboradores passam um bom tempo pesquisando declarações, e-mails e tentando organizar documentos em pastas ou arquivos. Com isso, parte da equipe que poderia estar trabalhando de forma mais produtiva acaba comprometida. Isso pode ser evitado com otimização e simplificação de trabalho.
Falta de segurança
A parte do armazenamento é uma etapa muito importante do ciclo de vida de um contrato. E é essencial que ele seja feito com segurança para que nenhum arquivo se perca ou para que nenhuma informação vaze. Afinal, existem muitos documentos e contratos que possuem informações extremamente importantes e, por isso, é necessário utilizar um método de armazenamento confiável. Além da questão da segurança, ter um bom espaço livre para poder guardar diversos documentos é outra característica fundamental na gestão de contratos digitais.
Não usar a tecnologia a seu favor
Este é um dos principais erros que é cometido na gestão de documentos das empresas. O fluxo de contratos tradicional é caro, burocrático e lento. Já com a gestão de contratos digitais, todo o processo flui com muito mais rapidez e segurança. Aqui está um exemplo prático de ambos os modelos:
Fluxo tradicional de contratos:
– Inicia-se a negociação;
– Depois a captação das informações dos representantes legais por e-mail, bem como os dados da contratante e da contratada;
– Então, a criação do documento em um editor de texto;
– A análise das cláusulas, novamente por e-mail;
– A impressão do documento;
– A contratação de um serviço de entrega;
– A assinatura das partes;
– E, por fim, o recebimento do contrato e o arquivamento do mesmo em gavetas.
O custo com entrega por contrato é de cerca de R$25, além do reconhecimento de firma, que varia entre R$9 e R$15 por signatário. Sem considerar ainda o que é gasto com impressão, que muda conforme o tamanho e a quantidade de documentos mensal. Mas, só com esse pensamento básico, podemos verificar rapidamente que a falta de gerenciamento correto custa muito caro para o caixa da empresa.
Gestão de contratos digitais:
– Inicia-se com a captação de dados dos signatários, contratante, contratada, de modo on-line por formulário externo, em que os próprios envolvidos respondem com as suas informações;
– Depois, a criação do documento em uma única plataforma;
– Em seguida, o disparo do documento para assinatura eletrônica, com ou sem certificado digital;
– E então, o gerenciamento do arquivo, controlando prazos, valores a receber e a pagar;
– E o armazenamento em nuvem, disponível facilmente para todos os envolvidos: jurídico, financeiro, comercial, recursos humanos, entre outros.
– Depois, é só fazer a gestão por meio dos Dashboards de desempenhos e tarefas por área ou pessoa vinculada àquele projeto.
Sendo assim, a gestão de contratos eletrônicos é, de fato, a melhor solução para reduzir custos. E investir em uma plataforma que faça essa gestão de documentos importantes e que acompanhe o ciclo de vida da documentação do início ao fim, evita a perda de prazos, extravio e desorganização.
